Case
LINE・FAXの注文書を、スプレッドシートに自動で登録
物販の会社の導入事例
注文の受け方は変えずに、登録だけを自動に
LINEで届く手書きの注文書、FAX、電話の注文を、n8nとAIで注文管理のスプレッドシートに自動で登録。出先からでもその場で登録でき、注文の記録がはっきり残るようになりました。
- お客様
- 物販の会社
- サービス
- 業務効率化サポート
- 使ったもの
- n8n、AIの読み取り、LINE、Googleスプレッドシート
お困りごと
- 注文は、LINEで送られてくる手書きの注文書の写真、FAX、電話の3つの経路で届いていた
- 注文管理のスプレッドシートはあったが、入力するにはパソコンを開く必要があった。外での作業も多く、事務所に戻ってから入力するため、パソコンを立ち上げて入力するまでに1件あたり最低でも5分はかかっていた
- 入力が後回しになり、発送漏れが起きることがあった
- 注文システムを入れる提案も受けていたが、それでは取引先がログインして注文内容を入力しなければならなくなるという心配があった
ご提案した仕組み
- 今までの注文の受け方（LINE・FAX・電話）は変えずに、n8nで登録を自動にする
- LINEに注文書の写真が届いたら、AIで読み取ってスプレッドシートに登録する
- FAXはメールで受け取るようにし、メールの受信をきっかけに同じ処理をする
- 電話の注文は、受けたスタッフがその場でLINEに内容をチャットするだけで登録される
- 読み取った結果と元の写真を管理チームに同時に送り、人が確認する
- 写真やPDFは必ず保管し、スプレッドシートの各注文にリンクを貼る
導入後に変わったこと
- 出先でも、LINEにチャットか写真を送るだけで、その場で注文を登録できるようになった
- 注文の記録がはっきり残るようになった
- 発送の前に、リンクから元の注文書を見直せるようになった
- 取引先は今までどおりの方法で注文でき、取引先にもスタッフにも手間が増えなかった
お客様の声
とにかく、注文が届かないというミスをいちばん避けたかった。そのためにスプレッドシートを作ったものの、スタッフにうまく使ってもらえていませんでした。私は、注文がお客様に届けばどんな形でもいいと思っているので、それが実現できて嬉しいです。
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